Forankring av ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer
Ansvarlighet og respekt for menneskerettighetene er innarbeidet i en rekke styringsdokumenter:
- Policy for styring og kontroll av bærekraftrisiko
- Etiske retningslinjer
- Policy for utkontraktering
- Policy for personvern
- Standard for etterlevelse av åpenhetsloven
- Rutine for innkjøp
- Krav til leverandører om bærekraft og forretningsetiske forhold
- Retningslinjer for bærekraftig distribusjon og anbefaling av verdipapirfond i SpareBank 1
- Sponsoravtaler
Innholdet i de aktuelle styringsdokumentene er nærmere beskrevet nedenfor:
| Styringsdokument | Innhold relevant for etterlevelse av åpenhetsloven |
|---|---|
| Policy for styring og kontroll av bærekraftrisiko | SpareBank 1 Ringerike Hadeland skal være en organisasjon som har et aktivt forhold til bærekraft, og tar ansvar for miljøutfordringene samfunnet står ovenfor. Vi skal ikke, verken direkte eller indirekte, medvirke til krenkelse av menneske- og arbeidstakerrettigheter, økonomisk kriminalitet, hvitvasking, korrupsjon, alvorlig miljøskade eller andre handlinger som kan oppfattes som uetiske. Dette gjelder både internt og i forhold til samfunnet for øvrig. I tillegg gjelder bærekraftansvaret internt arbeid med HMS, etikk, likestilling og miljøeffektivitet. Innenfor området bærekraft har styret definert at risikotoleransen skal være lav. |
| Etiske retningslinjer | Regel 5: Vi opptrer med respekt og omtanke Dette betyr blant annet at den enkelte ansatte og tillitsvalgte må bidra til at diskriminering, trakassering, seksuell trakassering eller mobbing ikke forekommer i konsernet, og ikke oppføre seg på en måte som krenker menneskeverd. Regel 9: Vi viser respekt for menneskerettigheter og arbeider for å redusere miljøbelastningen Dette betyr blant annet at den enkelte ansatte må: Vise respekt for de grunnleggende menneskerettighetene, slik disse er beskrevet i sentrale menneskerettighetskonvensjoner, i utførelsen av sitt arbeid eller verv i konsernet. Aktivt medvirke til at konsernets leverandørkjede, forretningsforbindelser og de selskapene som SpareBank 1 investerer i respekterer menneskerettighetene |
| Policy for utkontraktering | Utkontraktering er når en oppdragstaker utfører arbeidsoppgaver på vegne av SpareBank 1 Ringerike Hadeland som alternativt måtte vært utført av selskapet selv. Dette kan innebære både større og mindre deler av selskapets virksomhet. Vårt ansvar overfor kunder, offentlige myndigheter og andre endres ikke som følge av utkontrakteringen. Policy for utkontraktering gir overordnede føringer for hvordan SpareBank 1 Ringerike Hadeland skal innrette vår virksomhet slik at vi etterlever regelverket for utkontraktering på en mest mulig hensiktsmessig og effektiv måte |
| Policy for personvern | Vårt konsern er avhengig av høy tillit fra kunder, og våre kunder skal ha tillit til at personopplysningene deres er trygge hos oss. Sikkerhetskultur og etterlevelse av personvernregelverket har høyt fokus i SpareBank 1 Ringerike Hadeland. Konsernet håndterer personopplysninger som en del av daglig drift. Dette gjelder både personopplysninger på vegne av kunder og om egne ansatte. I de prosesser og oppgaver konsernet utfører er det lovpålagt å ivareta den registrertes personvern. Formålet med policyen er å angi overordnede føringer for håndtering av personopplysninger i konsernet. Policyen suppleres av konsernets spesifikke rutiner for personvern, som utdyper og spesifiserer kravene i policyen. |
| Standard for etterlevelse av åpenhetsloven | Formålet med standarden er å beskrive hvordan SB1 Ringerike Hadeland sitt arbeid for etterlevelse av åpenhetsloven skal innrettes. Standarden viser hvilke prosesser som må gjennomføres, hva som skal vektlegges i disse prosessene og hvem som har ansvar for dem |
| Rutine for innkjøp | Rutinen skal sikre bærekraftige og kostnadseffektive anskaffelser. Et prinsipp i rutinen er at det skal være fokus på bærekraft i alle innkjøp. Med fokus på bærekraft menes hensynet til miljø-, sosiale-, etiske-, arbeidsrettslige- og økonomiske forhold. Ved avtaleinngåelse skal leverandøren forplikte seg til «Standard om bærekraft i innkjøp»/ Krav til leverandører om bærekraft og forretningsetiske forhold. Rutinen stiller også krav om at enhver anskaffelse skal gjennomføres i tråd med konsernets etiske retningslinjer. Ved krav om skriftlig kontrakt skal nye leverandører, før inngåelse av avtale, gjennom en leverandørgodkjenningsprosess. |
| Krav til leverandører om bærekraft og forretningsetiske forhold | Våre krav til leverandører og underleverandører dekker miljø, sosiale forhold (menneskerettigheter) og etisk forretningsvirksomhet. Standarden gir en beskrivelse av oppfølging og revisjon, samt sanksjoner ved brudd på kravene. |
| Retningslinjer for bærekraftig distribusjon og anbefaling av verdipapirfond i SpareBank 1 | Retningslinjer for fondsforvaltning og distribusjon. Inneholder en rekke krav til leverandører av verdipapirfond som skal distribueres i SpareBank 1. Dekker miljø, sosiale forhold (menneskerettigheter) og eierstyring/selskapsledelse. |
| Sponsoravtaler | Våre sponsoravtaler inneholder krav om at bærekraftarbeid/ESG skal være en sentral del av samarbeidet. Det er en forutsetning at samarbeid og felles aktiviteter gjøres med minst mulig miljøbelastning, og at de er inkluderende og anti-diskriminerende med tanke på kjønnsidentitet, etnisitet, seksuell legning, ferdigheter, overbevisning og egen privatøkonomi, og utøves etter samfunnets forventning til ryddighet, etterlevelse og åpenhet. |
Styret vedtar og reviderer policyer og etiske retningslinjer, og behandler rapporter der informasjon om etterlevelse av åpenhetsloven inngår. Informasjon om etterlevelse av åpenhetsloven inngår også som del av den årlige, eksterne bærekraftrapporteringen som behandles i styret.